さて、殆どの人にとってアメリカの確定申告書は既に過去となり、アメリカで確定申告の際に必要だった書類の整理などにとりかかっていらっしゃる方も多いのではないでしょうか？
そういった場合によくお受けするご質問として、「経費等の記録はどれくらいの期間保管している必要がありますか？」、というものがあります。今回はこの点について見て行きましょう。
過去のアメリカ確定申告書について
これは、年数に関係なく、できる限りとっておくようにすると良いでしょう。ある日突然、10年前の確定申告書についての通知が来ることもある為です。これは、実際の紙媒体としてとっておく必要はなく、PDF等の電子データでも構わないでしょう。
※尚、もしデータをなくしてしまった場合でも当局から取り寄せることができますが、過去10年までとなっています。
確定申告の際に必要だった書類について
これらの書類は、少なくとも3年間は保管しておきましょう。具体的には、Form W-2やForm 1099といった書類から、税額控除の根拠となる書類、必要な経費等の領収書、請求書等も含まれます。
また、不動産や株式の購入の記録は、売却の際に必要となる可能性があるので、年数に関係なくとっておくと良いでしょう。
加えて、個人事業主の場合には、収入・経費にかかる書類に加え、銀行の明細（Bank Statement：バンク・ステイトメント）、資産の情報等も最低でも3年間、記録をとっておく必要があります。
従業員がいる場合
もし従業員を雇ってビジネスをしている場合には、雇用に関係する税金の資料は最低でも4年間は記録している必要があります。
保管方法について
保管方法については、IRSは特に指針などを出していません。よって、紙媒体ではなく、PDF等の電子データで保管しておくのが、場所を取らず、管理が一番楽でしょう。
さて、以上が基本的な情報ですが、上記の指針と同時に、IRSは”You must keep all of your records as long as they may be needed”としています。つまり、IRSが必要だ、といった時に提出できなければ意味が無い、ということになってしまいます。
また、調査が入った際に過去数年に渡って調査が行われる可能性があることを考えると、必要な資料は電子化し、できる限り長く保管しておくのが良いでしょう。
本記事のおさらい問題
さて、おさらいです。どこまで把握できているかご自身に問い掛けてみましょう。
Q1)アメリカ確定申告の書類は、なくしてしまったらそれっきりなので絶対に無くしてはならない？
Q2)アメリカ確定申告に必要な書類は、データで持っていれば原本は廃棄しても良い？
回答をご希望の方は、弊社までお問合せください。
参照
IRS:
http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p583.pdf
http://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Recordkeeping
上記の情報は、あくまでも2013年9月時点における情報となっています。また、以上はあくまで一般的な情報であり、実際のケースとは異なる場合がございます。個別のケースに関しましては、弊社までお問い合わせください。
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